Prüfungsvorbereitung: Arbeits- und Geschäftsprozesse
Arbeits- und Geschäftsprozesse im Überblick
Geschäftsprozesse (GP) und ihre theoretischen Grundlagen, die Modellierung bis hin zur Prozesskostenrechnung haben
in
den Unternehmen Einzug gehalten und sind heute nicht mehr wegzudenken. Auch die Erstellung von Software, die sich
mit
Abläufen in Unternehmen beschäftigt, ist prozessorientiert. Geschäftsprozesse nehmen damit einen großen Stellenwert
in
allen IT-Ausbildungsberufen ein, und im Folgenden werden sie schwerpunktmäßig aus betriebswirtschaftlicher Sicht
behandelt.
Die Betriebswirtschaftslehre hat sich lange Zeit mit der funktionsorientierten Organisation befasst, wobei der Fokus
auf
der Kosteneinsparung lag, verbunden mit starren Informationsflüssen. Die Unternehmen waren unflexibel, und die
Kundenorientierung wurde vernachlässigt. Mit dem Wandel von der Industrie- zur Informationsgesellschaft änderten
sich
die Kundenbedürfnisse, die Markttransparenz nahm zu und der Wettbewerb intensivierte sich. Ein Umdenken in den
Unternehmen wurde daher unumgänglich, da ein Rückgang der Wettbewerbsfähigkeit auf zunehmend globalisierten Märkten
drohte.
Neben Preis und Qualität wurden auch weiche Wettbewerbsfaktoren wie Kundenservice, Zuverlässigkeit und schnelle
Reaktionen auf sich ändernde Kundenbedürfnisse entscheidend für den Unternehmenserfolg. Nachdem Unternehmen lange
Zeit
die Optimierung ihrer Produktionsabläufe priorisiert hatten, galt es nun, auch die administrativen
Unternehmensbereiche
zu optimieren. Hierbei sollten die Aktivitäten möglichst nahtlos ineinandergreifen, um eine markt- und
kundenorientierte
Leistung zu erbringen. Dazu werden bestehende Abläufe, auch als Prozesse bezeichnet, hinterfragt und optimiert.
Geschäftsprozesse sind zusammenhängende Abfolgen von Aktivitäten oder Tätigkeiten, die ein oder mehrere Inputs
benötigen
und dazu dienen, Unternehmensziele zu erreichen. Diese Ziele können darin bestehen, einen Mehrwert für Kunden zu
schaffen, weshalb Geschäftsprozesse auch als Wertschöpfungsprozesse bezeichnet werden. Wesentliche Merkmale von
Prozessen sind ein funktions- oder abteilungsübergreifender Ablauf mit optimierten Schnittstellenvereinbarungen, der
Einsatz von Prozessteams mit Prozessverantwortlichen, die häufig auch als Ansprechpartner für interne oder externe
Kunden fungieren, Kundenorientierung in jedem Prozessschritt sowie die kontinuierliche Anpassung an
Marktveränderungen
und neue Kundenanforderungen.
Des Weiteren ist die Entwicklung von prozessorientierten Kennzahlen zur Kontrolle der Prozesse und Prozessergebnisse
von
großer Bedeutung. Im Gegensatz zu Projekten treten Prozesse wiederkehrend auf, während Projekte einmalige Ereignisse
sind. Das Spektrum der Prozessarten ist vielfältig und kann beispielsweise in Kern- und Unterstützungsprozesse
unterteilt werden.
In Unternehmen können Prozesse auf verschiedene Weise dargestellt werden. Eine Möglichkeit besteht darin, Texte zu
verfassen, um Abläufe zu beschreiben. Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Tabellen. Oft wird jedoch eine
grafische Darstellung bevorzugt, die in der Praxis häufig in Form von Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs)
umgesetzt
wird. Diese EPK-Diagramme dienen dazu, bestehende Geschäftsprozesse zu dokumentieren und Soll-Ist-Analysen
durchzuführen.
Wenn Elemente wie Organisationseinheiten oder Informationsquellen/Material mit der EPK verknüpft werden, spricht man
von
erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPKs).
Im Folgenden werden ausgewählte Prozesse und fachliche Inhalte zum Ausbildungsbetrieb, der Aufbauorganisation, zur
Beschaffung und der Abwicklung von Kaufverträgen thematisiert.
Das Unternehmen und sein Umfeld
Die Netzbarbaren GmbH teilt sich als mittelständisches Unternehmen den Markt mit vielen anderen Unternehmen, der Marktanteil ist somit gering. Auf der anderen Seite verfügt das Unternehmen über einen großen Kundenkreis.
Welcher Marktform ist die Netzbarbaren GmbH zuzuordnen?
vollkommene Konkurrenz/zweiseitiges Polypol
Beschreibe die genannte Marktform, in dem du Aussagen zur Marktmacht, zur Möglichkeit der Preisbeeinflussung und zum Wettbewerb in dieser Marktform machst.
Im zweiseitigen Polypol treffen viele Anbieter auf viele Nachfrager. Es herrscht starker Wettbewerb.
Die Netzbarbaren GmbH hat nur einen kleinen Marktanteil und damit eine geringe Marktmacht.
Auf die Preisbildung hat das Unternehmen kaum Einfluss, aber es kann z.B. durch Produktdifferenzierung, zusätzliche Serviceleistungen, Hotline-Dienste etc. einen absatzpolitischen Spielraum aufbauen, in dem die Kunden - auch bei Preiserhöhung - nicht zum Mitbewerber abwandern.
Ist die Netzbarbaren GmbH auf einem Käufer- oder einem Verkäufermarkt aktiv? Beschreibe diesen genauer.
Die Netzbarbaren GmbH ist auf einem Käufermarkt aktiv. Hier hat der Käufer eine günstigere Position im Vergleich zum Verkäufer. Er kann auf dem jeweiligen Markt zwischen verschiedenen Anbietern auswählen, das Angebot ist groß.
Auf einem Verkäufermarkt ist der Verkäufer in der stärkeren Position, das Angebot ist gering und die Nachfrage groß. Die Unternehmen können sich ihre Kunden quasi aussuchen.
Die Wirtschaft ist vielfältig vernetzt. Mit Hilfe des Wirtschaftskreislaufs lassen sich die Geldströme wie folgt darstellen. Ordne die Ziffern im abgebildeten Wirtschaftskreislauf die richtigen Geldströme zu.
Geldstrom
Ziffer
Wähle
Die Angestellten der Netzbarbaren GmbH erhalten ihre Gehälter.
Die Netzbarbaren GmbH bezahlt die Umsatzsteuer.
Ein ausländischer Kunde zahlt eine noch offene Rechnung an die Netzbarbaren GmbH.
Die Stadtverwaltung zahlt die von der Netzbarbaren GmbH bereitgestellten IT-Dienstleistungen.
Ein Mitarbeiter der Netzbarbaren GmbH verbringt seinen Sommerurlaub in Österreich und bezahlt die Hotelrechnung.
Die Netzbarbaren GmbH nimmt einen Kredit bei der Bank auf.
Eine Privatperson bezahlt die Abfall- und Abwassergebühren.
Die Netzbarbaren GmbH bezahlt die Grundsteuer für das Firmengrundstück.
Ein Partnerunternehmen der Netzbarbaren GmbH erhält Subventionen.
Der Geschäftsführer der Netzbarbaren GmbH bezahlt privat die Kraftfahrzeugsteuer für das Auto seines Sohnes.
Die Netzbarbaren GmbH hat einen Geschäftsführer. Das Unternehmen ist in vier Bereiche unterteilt, wobei jeder
Bereich eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern hat. Jeder Bereich hat einen Vorgesetzten, jedoch können die
untergeordneten Mitarbeiter von mehreren Instanzen Weisungen oder Aufgaben erhalten. Die Mitarbeiter arbeiten sehr
eigenständig, während die Vorgesetzten hauptsächlich eine koordinierende Rolle haben.
Welche Art von Leitungssystem wird hier verwendet? Bitte beschreiben Sie kurz das System und nennen Sie jeweils zwei
Vor- und Nachteile.
Mehrliniensystem (eine untergeordnete Stelle erhält von mehreren Instanzen Weisungen)
Mitarbeiter können in verschiedenen Abteilungen flexibel eingesetzt werden
Spezialisierung der Instanzen
Mitarbeiter können durch verschiedene Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen überfordert werden
Abgrenzung der Zuständigkeiten schwierig
Welcher Führungsstil wird bei der Netzbarbaren GmbH gewählt?
kooperativer Führungsstil = Entscheidungen und Verantwortung werden an die Mitarbeiter weitergegeben oder diese werden daran beteiligt. Ihre Meinung wird respektiert und Vorschläge beachtet.
Geplant ist eine klare Festlegung von Zielen in bestimmten Bereichen, die dann von der Gruppe eigenständig umgesetzt
werden sollen. Dadurch soll die Geschäftsführung entlastet und die Selbstständigkeit sowie die Verantwortung in
diesen Bereichen gestärkt werden. Zudem sind Prämienzahlungen vorgesehen, wenn die Ziele erreicht werden. Welche
Managementmethode wird hier beschrieben? Welche Rolle siehst du als Praktikant oder Auszubildender in diesem System?
Management by Objectives / Führen durch Zielvereinbarung
Als Auszubildender besteht die Gelegenheit, frühzeitig im Unternehmen eigenständig mitzuarbeiten und Aufgaben sowie
Verantwortung zu übernehmen. Dies kann jedoch auch zu einer Überlastung führen, weshalb es wichtig ist, dass der
Ausbilder den Auszubildenden entsprechend ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten einsetzt und betreut.
Erstelle eine kurze Übersicht über die verschiedenen Möglichkeiten der Handlungsvollmacht (Allgemeine, Art- und Einzelvollmacht) und erkläre diese jeweils an einem Beispiel.
Die Allgemeine Handlungsvollmacht berechtigt zu allen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes gewöhnlich mit sich bringt, wie einkaufen, verkaufen, Personal einstellen ...
Die Artvollmacht berechtigt zu immer wiederkehrenden Rechtshandlungen, meist in einem bestimmten Geschäftsbereich des Unternehmens, wie z.B. Aufgaben der Personalabteilung, Einkaufs- oder Verkaufstätigkeiten.
Die Einzelvollmacht berechtigt zu einem einzelnen Rechtsgeschäft, wie z.B. den Kauf von Druckerpatronen.
Die Vergabe von Handlungsvollmachten ist formfrei und wird nicht ins Handelsregister eingetragen.
Grenze die Prokura von der Handlungsvollmacht ab, in dem Umfang, Ernennung und Arten beschrieben werden.
Die Prokura berechtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 HGB).
Die Prokura kann nur vom Inhaber oder gesetzl. Vertreter durch ausdrückliche Erklärung erteilt werden.
Die Prokura kann als Einzelprokura (der Prokurist ist allein vertretungsberechtigt) oder als Gesamtprokura (mehrere Prokuristen sind nur gemeinschaftlich vertretungsberechtigt) erteilt werden.
Analysiere folgende Situation
G. Schenkt ist Prokurist bei der Netzbarbaren GmbH.Ein Angebot zum Kauf eines Grundstücks wird von einem benachbarten
Unternehmen angenommen, da die Netzbarbaren GmbH bereits über eine Standortvergrößerung nachgedacht hat. Der
Prokurist, G. Schenkt, tätigt den Kauf ohne vorherige Rücksprache mit dem Geschäftsführer B. Ossmann, der zu diesem
Zeitpunkt aufgrund eines gesundheitlichen Eingriffs nicht erreichbar ist. Wochen später kehrt Herr Ossmann ins
Unternehmen zurück und ist entsetzt über den Kauf. Ist das Rechtsgeschäft wirksam abgeschlossen worden? Erläutere
die Rechtslage.
G. Schenkt ist als Prokurist berechtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und
Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Er ist jedoch an bestimmte Beschränkungen
gebunden. Zum Beispiel darf der Prokurist den Betrieb nicht einstellen, die Firma nicht verändern oder im
Handelsregister abmelden, das Unternehmen nicht verkaufen oder den Jahresabschluss nicht unterzeichnen. Ebenso darf
er Grundstücke weder belasten noch veräußern. Es ist ihm jedoch gestattet, Grundstücke zu erwerben. Die Prokura kann
auch von Dritten nicht eingeschränkt werden, was bedeutet, dass das Rechtsgeschäft rechtsgültig abgeschlossen wurde.
Unternehmensziele und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen
Was ist ein Unternehmensleitbild und wie könnte es für die Netzbarbaren GmbH (IT-Systemhaus) aussehen?
Das Unternehmensleitbild beschreibt die Grundsätze, das Selbstverständnis eines Unternehmens. Es gibt Antwort auf die Fragen: Was/Wer wollen wir sein? Was ist unsere Aufgabe? Was ist uns wichtig?
Bei der Netzbarbaren GmbH könnte das z.B. der Anspruch sein, das beste IT-Haus zu sein. Dieser Anspruch sollte sich dann im täglichen Handeln widerspiegeln. Kunden sollen innovative, flexible und effiziente Lösungen geboten werden, die einen Mehrwert für sie schaffen und zukunftsfähig sind.
Nenne drei ökonomische, drei ökologische und drei soziale Unternehmensziele. Is es möglich alle Ziele gleichzeitig zu erreichen? Zu welchen Problemen kann es komme? Erläutere die Frage anhand eines Beispiels.
Erhöhung des Marktanteils
Kostenreduktion
Gewinnmaximierung
Expansion
Marktführerschaft
höhere Recyclingquote
geringerer Energieverbrauch
Ausbau der Nutzung erneuerbarer Energien
Umstellung auf ein papierloses Büro
sichere Arbeitsplätze schaffen
Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
Arbeitsbedingungen verbessern
Unternehmensziele können sich ergänzen, unabhängig von einander sein oder konkurrieren. Ein Beispiel für einen Zielkonflikt läge vor, wenn auf der einen Seite das Ziel der Gewinnmaximierung angestrebt wird, auf der anderen Seite in bessere Arbeitsbedingungen investiert werden soll oder nachhaltigere Produktionsverfahren aufgebaut werden sollen. In so einem Fall ist sinnvoll, eine Zielhierarchie aufzubauen, wobei die Prioritäten auch wechseln können.
Ordne die richtige Formel den Kennzahlen zu
Gewinn * 100 / Umsatzerlöse
Ertrag / Aufwand
Ausbringungsmenge / Einsatzmenge
Gewinn * 100 / Eingesetztes Kapital
Kapital / Gewinn * 100
Aufwendungen * 100 / Erträge
Umsatzerlöse * 100 / Gewinn
gearbeitete Stundenzahl / erstellte Stückzahl
4
2
3
Erkläre die Kostenbegriffe 'Fixe Kosten' und 'Variable Kosten'
Fixe Kosten sind ein Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens. Sie bleiben innerhalb einer bestimmten Zeit konstant und fallen unabhängig von der Beschäftigung an. Das können bei Servern z.B. Abschreibungskosten, Wartungs- und Garantieverträge sein.
Variable Kosten bilden den zweiten Teil der Gesamtkosten und verändern sich je nach Bezugsgröße, z.B. der Beschäftigung. Dies könnten z.B. die Stromkosten sein.
Nenne zwei Vorteile der Kreditfinanzierung und des Leasing von IT.
als Eigentümer komplette Verfügungsgewalt über das Gerät
Gesamtkosten fallen meist geringer aus im Vergleich zum Leasing
Keine Bindung an Grundmietzeiten o.ä.
Keine Nutzungsfristen des Geräts
weitere sind möglich...
geringerer Kapitalbedarf zum Zeitpunkt der Anschaffung
Kreditrahmen des Unternehmens wird nicht beansprucht
Kosten schmälern den Gewinn und damit die gewinnabhängigen Steuern
weitere sind möglich...
Je nach Vertragsgestaltung:
Möglichkeit von Service und Betreuung
Möglichkeit des Gerätetausches bei technischen Neuerungen
Möglichkeit der Kaufoption nach Ablauf der Nutzungszeit
Prozesse im Unternehmen - der Beschaffungsprozess
Was ist unter dem Begriff 'Wertschöpfung' zu verstehen?
Wertschöpfung ist eine in den Wirtschaftsbereichen erbrachte wirtschlaftliche Leistung. Die Wertschöpfung ist die Differenz der erbrachten Leistung in einem Untenehmen abzüglich der Vorleistungen (z.B. Leistungen, die von anderen Unternehmen bezogen wurden).
Bringe folgende Begriffe der Beschaffung in die richtige Reihenfolge
Bedarfsplanung
Wareneingang
Lagerung
Mengenplanung
Bestellung
Zeitplanung
Bestellverfolgung
Lieferantenauswahl
Bedarfsplanung
Mengenplanung
Zeitplanung
Lieferantenauswahl
Bestellung
Bestellverfolgung
Wareneingang
Lagerung
Im Rahmen der Beschaffung wird die ABC-Analyse bei der Bedarfsplanung eingesetzt. Erkläre die Einteilung in A-, B- und C-Güter und wo die ABC-Analyse noch im Unternehmen eingesetzt werden kann.
Außer bei der Bedarfsplanung kann die ABC-Analyse für die Klassifizierung von Kunden eingesetzt werden (Marketing/Vertrieb) oder in der Lagerhaltung.
Wie wird die optimale Bestellmenge ermittelt?
Die optimale Bestellmenge bezeichnet die Menge, bei der die Summe aus Lagerkosten + Bestellkosten ihr Minimum erreicht (= Minimum der Gesamtkostenkurve)
Definiere das Bestellpunk- und das Bestellrythmusverfahren.
Beim Bestellpunktverfahren legt man einen bestimmten Bestellpunkt fest, der angibt, wann eine neue Bestellung für einen Artikel aufgegeben werden soll.
Dieser Bestellpunkt basiert typischerweise auf dem aktuellen Lagerbestand und der erwarteten Nachfrage während der Lieferzeit.
Wenn der Lagerbestand eines Artikels den vordefinierten Bestellpunkt erreicht oder unterschreitet, wird eine Bestellung ausgelöst, um den Bestand wieder auf das gewünschte Niveau zu bringen.
Dieses Verfahren ist besonders geeignet für Produkte mit konstanter oder vorhersehbarer Nachfrage, da es eine effiziente und bedarfsgerechte Bestandsverwaltung ermöglicht.
Beim Bestellrhythmusverfahren erfolgen Bestellungen zu festgelegten Zeitpunkten oder in regelmäßigen Abständen, unabhängig vom aktuellen Lagerbestand.
Die Bestellintervalle können auf Basis von Faktoren wie Lieferzeit, Verkaufszyklen oder Produktionsplanung festgelegt werden.
Der Bestellzeitpunkt wird nicht durch den Lagerbestand, sondern durch den vordefinierten Zeitplan bestimmt.
Dieses Verfahren eignet sich gut für Artikel mit unregelmäßiger Nachfrage oder wenn die Bestellkosten minimiert werden sollen, da weniger individuelle Bestellungen aufgegeben werden müssen.
Beschaffungs- und Absatzprozesse im Unternehmen - rechtliche Hintergründe
Definiere Rechtsfähigkeit und Geschäftsfähigkeit. Wann beginnt sie jeweils?
Rechtsfähigkeit heißt, Träger von Rechten und Pflichten zu sein. Sie beginnt bei natürlichen Personen mit der Geburt und endet mit dem Tod, bei juristischen Personen beginnt sie mit Gründung und endet mit der Auflösung (Entragung bzw. Löschung aus dem Handelsregister).
Geschäftsfähigkeit heißt, dass Rechtsgeschäfte rechtswirksam abgeschlossen werden können.
Alter: 0 - 6 Jahre = geschäftsunfähig, der gesetzliche Vertreter handelt
Alter: 7 - 17 Jahre = beschränkt geschäftsfähig, Rechtsgeschäfte sind schwebend unwirksam und von der nachträglichen
Zustimmung des gesetzlichen Vertreters abhängig
Alter: ab 18 Jahre, voll geschäftsfähig
Nenne vier mögliche Bezugsquellen, um potenzielle Lieferanten kontaktieren zu können.
Internetrecherche, gelbe Seiten, Messen, Fachzeitschriften, etc.
Nenne Formvorschriften, rechtliche Wirkung und Zielgruppe von Anfrage, Angebot und Anpreisung
Eine Anfrage ist formfrei, unverbindlich und richtet sich an potenzielle Lieferanten.
Ein Angebot ist formfrei, unverbindlich und richtet sich an eine bestimmte Person oder ein Unternehmen.
Eine Anpreisung ist formfrei, unverbindlich und richtet sich an die Allgemeinheit.
Erkläre den Begriff 'Freizeichnungsklausel' und die rechtliche Wirkung'
Freizeichnungsklauseln sind Klauseln, durch die die Bindung an ein Angebot oder Angebotsbestandteile ausgeschlossen wird. Man kann sich auf das gesamte Angebot beziehen oder nur auf einzelne Inhalte des Angebots ('Nur solange der Vorrat reicht')
Nenne mindestens 5 Angebote die ein Angebot enthalten sollte.
Preis der Ware
Menge
Zahlungsbedingungen
Beförderungskosten
Lieferzeit
Art
Beschaffenheit und Güte der Ware
Gerichtsstand
Erfüllungsort
Wie kommt ein Kaufvertrag zustande?
Ein Kaufvertrag kommt durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen zustande.
Was ist der Zweck von allgemeinen Geschäftsbedingungen?
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB):
§ 305 Einbeziehung Allgemeiner Geschäftsbedingungen in den Vertrag
(1) Allgemeine Geschäftsbedingungen sind alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen,
die eine Vertragspartei (Verwender) der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrags stellt.
AGB sollen die Vertragsgestaltung vereinfachen
Was versteht man unter Eigentumsvorbehalt?
Bei einem Eigentumsvorbehalt geht das Eigentum einer Sache erst bei vollständiger Zahlung des Kaufpreises auf den Käufer über.
Welche Pflichten werden bei einem Kaufvertrag eingegangen?
pünktliche und mangelfreie Übergabe der Kaufsache und Übertragung des Eigentums
Annahme der Kaufsache
Zahlung der Kaufsache
Welche Kaufvertragsstörungen / Schlechtleistungen
nicht rechtzeitig geliefert
mangelhafte Lieferung
Nicht-Annahme der Kaufsache
Zahlung nicht rechtzeitig
Auftragseingangsprozesse im Unternehmen und Preisbildung
Was kann man mit der Zuschlagskalkulation berechnen?
Selbstkostenpreis
Handelskalkulatorischer Verkaufspreis
Handelskalkulatorischer Verkaufspreis in Prozent
Gewinn
Gewinn in Prozent
Was versteht man unter TCO?
Mit dem Total Cost of Ownership werden die Anschaffungskosten, sowie die Kosten des gesamten Betriebs eines Anlagegutes berechnet.
Welche Punkte muss eine Rechnung laut Umsatzsteuergesetz §14 enthalten?
Vollständige Namen und Anschrift des Leistenden und Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang sonstiger
Leistungen
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
nach STeuersätzen und -berfreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Steuersatz und Betrag, der auf das Entgelt entfällt
Entgelt
Name des Registergerichts und Registernummer des Handelsgerichts bei Kaufleuten
Was bedeutet Skonto?
Skonto ist ein prozentualer Preisnachlass auf den Verkaufspreis bei Barzahlung oder bei Zahlung innerhalb einer vom Lieferanten vorgegebenen Frist.
