5 Kundenanforderungen im Leistungsprozess und Projektmanagement


Fragen zur Überprüfung der Realisierbarkeit eines Auftrags

Lieferfähigkeit

  • Nachgefragte Auftragsmenge bis zu genannten Lieferfrist lieferbar?
  • Personal und sonstige Ressourcen für Abwicklung des Auftrags vorhanden?

Lieferwilligkeit

  • Bonität des Kunden gegeben?
  • Liquidität des Unternehmens für die Abwicklung des Auftrags gegeben?
  • Preiserwartungen und Konditionen des Kunden erfüllbar?

Anpreisung, Anfrage und Angebot

Anpreisung

Ein unverlangtes Angebot, das sich nicht an eine spezifische Person oder Firma richtet, wie beispielsweise über Inserate, Zeitungsbeilagen, Schaufensterauslagen oder Plakate, ist eine Anpreisung. Das bedeutet, es ist eine Aufforderung an die Allgemeinheit, eine Bestellung abzugeben. Rechtlich betrachtet ist eine Anpreisung unverbindlich, sodass eine Bestellung nicht zwangsläufig zu einem Kaufvertrag führen muss. Dabei ist das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu beachten.

Anfrage

Eine rechtlich unverbindliche Anfrage, die zur Geschäftsanbahnung dient und den Lieferanten auffordert, ein Angebot abzugeben, wird als verlangtes Angebot bezeichnet. Es gibt verschiedene Varianten von verlangten Angeboten, darunter die allgemeine Anfrage (mit Angabe der Verwendung), spezielle oder gezielte Anfragen, mündliche oder telefonische Anfragen, schriftliche Anfragen (per Brief, Fax oder E-Mail) sowie Internet-Shop-Abfragen.

Unverbindliches Angebot

Durch Freizeichnungsklauseln im Angebot, wie zum Beispiel Zusätze wie "Wir bieten unverbindlich an", "ohne Gewähr", "freibleibend", "solange der Vorrat reicht", "Preis freibleibend", "Zwischenverkauf vorbehalten", "Druckfehler und Irrtum vorbehalten", erklärt der Anbieter das Angebot als unverbindlich.

Verbindliches Angebot

Der Anbieter hat das Angebot nicht für unverbindlich erklärt und ist daher innerhalb bestimmter Fristen an das Angebot gebunden:

  • unter Anwesenden solange die Unterredung dauert,
  • unter Abwesenden solange unter verkehrsüblichen Umständen eine Antwort erwartet werden kann,
  • entsprechend der von ihm gesetzten Frist.

Ein Widerruf des Verkäufers ist möglich, wenn der Widerruf spätestens gleichzeitig mit dem Angebot beim Empfänger eintrifft.

Kundenarten

Stamm- oder Bestandskunden

Die Kunden im Kundenstamm der Auftragsbearbeitung können in aktive Kunden, die regelmäßig oder gelegentlich bestellen, und inaktive Kunden, oft als "Schläferkunden" bezeichnet, unterteilt werden, die längere Zeit keine Bestellungen aufgegeben haben, z. B. seit zwei Jahren. Von Bestandskunden liegen in der Regel aussagekräftige Daten vor, was es ermöglicht, diese Kunden anhand von Kriterien wie dem ABC-Kundenprinzip zu bewerten. Diese Daten können auch für gezielte Marketingmaßnahmen genutzt werden, um die Effizienz zu steigern.

ABC-Kunden

ABC-Analyse
  • A-Kunden oder TOP-Kunden
  • ca. 20% der Kunden machen etwa 75 bis 80% des Umsatzes, sind daher besonders wichtig und besonders zu betreuen.

  • B-Kunden, Potenzialkunden oder Wachstumskunden
  • Sie tätigen einen durchschnittlichen Umsatz mit durchschnittlichem Gewinnpotenzial, bringen eventuell zukünfig höheren Umsatz. Sie sind mittelwichtig, es sind ca. 30 bis 35% der Kunden mit einem Umsatzanteil von ca. 15 bis 20%

  • C-Kunden sind Kleinkunden
  • Sie machen ca. 45% des Kundenstamms aus, jedoch nur 5% des Umsatzes, häufig mit geringem Gewinnpotenzial. Sie wechseln häufig auch gern den Anbieter. Für diesen Kundenkreis müssen Lösungen gefunden werden, die mit wenig Aufwand zu erreichen sind (z.B. Verkauf über einen anderen Vertriebsweg).

Neukunden

Neukunden sind alle Kunden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise innerhalb der letzten sechs Monate, neu in den Kundenstamm aufgenommen wurden. Es ist entscheidend, schnell eine Einschätzung darüber zu erhalten, ob es sich bei diesen Neukunden um potenzielle B-Kunden handelt, also Kunden mit Entwicklungspotenzial, und wie schnell sie zu Topkunden werden können. Neukunden sind für ein Unternehmen von großer Bedeutung, daher sollten von Anfang an alle notwendigen Unterstützungsmaßnahmen ergriffen werden, um ihre Zufriedenheit zu gewährleisten und ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Informationsquellen zur Kundenstruktur des Betriebes

  • Kundenlisten der Unternehmenssoftware (ERP-System)
  • Ordner der erstellten Angebote oder Aufträge
  • Kundenstatistiken
  • Beobachtungen im Verkaufsgeschehen
  • Befragungen der Verkaufsmitarbeiter

Kommunikationsregeln im Kundengespräch

  1. Der erste Eindruck ist wichtig, freundlich und persönlich mit Namen anzusprechen, zeigen, dass man sich persönlich engagiert.
  2. Vermeiden Sie Worte, die Widerspruch, Protest oder Ablehnung hervorrufen!
  3. Kundenbeiträge positiv aufnehmen, z.B. "Gut, dass Sie das ansprechen!"

Kommunikationsregeln für eine gute Gesprächsführung

  1. Seien sie Präsent. Bleiben Sie bewusst im jetzigen Moment.
  2. Seien Sie nicht arrogant.
  3. Seien Sie nicht allwissend.
  4. Stellen Sie offene Fragen.
  5. Bleiben Sie im Gesprächsfluss.
  6. Verlieren Sie sich nicht in Details.
  7. Wiederholen Sie sich nicht.
  8. Stellen Sie sich nicht mit Ihrem Gesprächspartner gleich.
  9. Kundenkommunikation muss individuell, persönlich sein.
  10. Kundenkommunikation muss wirken, mit angemessener Ansprache und Freundlichkeit.
  11. Der Kunde muss König sein.
  12. Kundenkommunikation muss proaktiv sein, vorzeitig und offen informieren.
  13. Weniger ist mehr, nur Relevantes, nicht Kunden "zutexten".
  14. Setzen Sie auf verständliche, ehrliche, angemessene Kommunikation.
  15. Ziehen Sie Kundenkommunikation im Dialog vor.
  16. Kundenkommunikation sollte schnell und direkt sein, möglichst online oder telefonisch, bei Briefantworten innerhalb von zwei Tagen.
  17. Achten Sie auf die richtige Form, angemessen der Form des Kunden.

Onlinekommunikation in der Auftragsbearbeitung

  • E-Mail
  • Social Media im Intranet oder Internet
  • Onlinekollaboration
  • Service-/Help-Desk-Systeme, CRM-Systeme
  • Videokonferenzsysteme

Video: AIDA-Konzept
Dauer: ca. 3 Min


Marketing

Begriff: engl. "Markt machen", einen Markt für die eigenen Produkte "erobern" und sichern.
Aufgabe: Ausrichtung des Unternehmens auf den Kunden und die Märkte.
Umfang: Alle Maßnahmen einer Unternehmung, die darauf ausgerichtet sind, den Absatz (Verkauf in Stück) zu fördern bzw. die absatzpolitischen Unternehmensziele zu erreichen.
Zuständigkeiten Chefsache in kleineren Unternehmen, Marketing-Abteilung und Key-Account-Manager

Markterkundung und Marktbeobachtung

Maßnahmen Erläuterung Beispiele
Markterkundung betriebsintern Unsystematische, gelegentliche Untersuchung der eigenen Informationen und Daten der Abteilungen Einkauf, Produktion und Verkauf Mitarbeiter bringen ihre Erkenntnisse anhand von Reise- und Marktberichten oder durch Stellungnahmen in Besprechungen oder CRM-Portalen ein.
Marktbeobachtung Systematische, zeitraumbezogene Untersuchung Ein Marktforschungsinstitut wird beauftragt, systematisch einen Monat lang die Reaktion des Marktes auf verschiedene Produktinserate zu untersuchen.
Marktanalyse Systematische, zeitpunktbezogene Untersuchung Es soll systematisch an einem Tag eine Kundenbefragung durchgeführt und ausgewertet werden

Video: Marketing
Dauer: ca. 5 Min


Projektmerkmale

Grundsätze und Erfolgsfaktoren des Projektmanagements

  • Der Projektauftrag muss Ziele (SMART) angeben, nachträglich sollten möglichst keine Änderungen im Projekauftrag vorgenommen werden.
  • Die Mitarbeiter im Team müssen fachliche und soziale Kompetenzen mitbringen.
  • Mindestens einige Mitarbeiter sollten projekterfahren sein.
  • Das Team darf nicht zu homogen zusammengestellt sein, sollte aus verschiedenen Teamtypen mit verschiedenen Teilkompetenzen bestehen.
  • Die Rollen müssen klar verteilt sein.
  • Die Motivation muss gut, ziel- und ergebnisorientiert sein.
  • Der Projektleiter muss im Team akzeptiert sein, Projektziele verfolgen und seine Aufgaben gut erfüllen.
  • Die Vorgesetzten der Fachabteilungen und Auftraggeber müssen sich für das Projekt einsetzen und es positiv unterstützen.
  • Die Rahmenbedingungen müssen stimmen, notwendige Hilfmittel müssen zur Verfügung stehen.

Meilenstein im Projektverlauf

Ein Meilenstein ist nach DIN 69900 "ein Ereignis besonderer Bedeutung, i.d.R. die Fertigstellung eines Projektabschnitts oder Teilprojekts". Als Handlungsprodukte der Meilensteintermine können Präsentationen von Ergebnissen des Projektabschnitts, Abnahmeprotokolle, Gutachten eines Fachausschusses o.Ä. dienen. Ein Meilenstein ist immer auch ein Termin, in dem die Erfolgsaussichten des gesamten Projekts zur Sprache kommen können und der Abbruch des Projekts beschlossen werden kann.

Projektarten und Beispiele

Projekte können je nach ihrer Größe und ihrem Träger variieren. Man kann Projekte nach dem Projektträger in verschiedene Kategorien unterteilen, darunter private Projekte wie Hausbauprojekte oder Vereinsprojekte, Unternehmensprojekte wie Organisations- und IT-Projekte oder Kundenprojekte, sowie Non-Profit-Projekte von Organisationen und öffentlichen Einrichtungen, beispielsweise Schul- oder Forschungsprojekte. Weiterhin können Projekte auch nach der Art der zu erbringenden Leistung differenziert werden, etwa Investitionsprojekte, Forschungs- und Entwicklungsprojekte oder Organisationsprojekte. Zudem gibt es interne Projekte, die innerhalb einer Organisation durchgeführt werden, sowie externe Projekte, die in Zusammenarbeit mit externen Partnern umgesetzt werden.

Video: Projekphasen
Dauer: ca. 6 Min


Projektstrukuturplan

Projektstrukuturplan (PSP) "IT-Ausstattung"

Ein Projektstrukturplan (PSP) dient dazu, die Gesamtaufgabe eines Projekts in Hauptaufgaben und Teilaufgaben zu gliedern. Die Teilaufgaben werden weiterhin in Arbeitspakete unterteilt, die klar definierte Arbeitsschritte darstellen. Der PSP bildet somit die Struktur des Projekts ab und stellt eine hierarchische Darstellung der Aufgaben und Arbeitspakete dar. Er dient als Grundlage für die weitere Planung und Steuerung des Projekts, insbesondere für die Erstellung des Projektablaufplans.

Aufteilung

Die Aufteilung kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen

  • Funktionsorientiert nach den Funktionen im Unternehmen, z.B. Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, Verwaltung
    Vorteil: Zuordnung der Projektverantwortlichen zu den Arbeitspaketen leichter möglich
  • Objektorientiert nach den zu bearbeitenden Objekten: z.B. Empfang, Forum, Ausstellungsbereich, Besprechungsbereich, Werksbesichtigung, Events
    Vorteil: Es werden klare Verantwortungsbereiche aus der Sicht der Kunden bestimmt.
  • Phasenorientiert nach den Entwicklungsphasen: z.B. Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung
    Vorteil: Insbesondere bei Entwicklungsprojekten wird die Bedeutung einer systematischen Entwicklung betont.

Die Arbeitspakete werden verantwortlich einem Teammitglied (bzw. Teamleiter) zugeordnet und mit einem Start- und Endtermin versehen, damit die Zuständigkeiten für ein Controlling klar sind.

Arbeitspaketbeschreibungen

In Arbeitspaketbeschreibungen werden auch notwendige Ressourcen, Kosten und zu erwartende Teilergebnisse vorgeben. Es liegen unterschiedliche Formulare vor, um Arbeitspakete zu beschreiben, z.B. "Verzeichnis der Vorgänge und Arbeitspakete", "Arbeitspaketbeschreibung", "Aktionsplan".

Tafel oder Infowand

Mit einer Tafel oder Infowand, auf dem eventuell der PSP und die Arbeitspakete auf Karten visualisiert werden, ist schnell für alle der Arbeitsstand sichtbar. Ein Vorteil dieser Tafellösung ist, dass kurzfristig auch Aufgabenpakete reflektiert und ergänzt werden können und somit eine flexible Projektorganisation unterstützt werden kann.

Video: Projektablaufplan
Dauer: ca. 5 Min


Video: Gantt-Diagramm
Dauer: ca. 6 Min


Netzplantechnik

Video: Netzplantechnik
Dauer: ca. 13 Min



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